1

Тема: Продвижение и оплата заказов, текстовое описание

Вот, по просьбам трудящихся составлен документик. Возможно не полный, но надо с чего-то начинать текстовую документацию...

Продвижение заказов

1.    Оформление
1.1.    Субзаказ может быть добавлен в существующий или в новый заказ.
1.2.    Заказ, в который добавляется субзаказ может иметь статус «Проект» или «Непроект».
1.3.    Субзаказ может быть добавлен тремя способами
1.3.1.    Создан «с нуля» (кнопка «Добавить»)
1.3.2.    Скопирован из любого другого субзаказа (кнопка «Копировать»)
1.3.3.    Создан из шаблона (кнопка «Ш»).
1.4.    Существует два идентификатора пользователя (синонимы - оператора, менеджера) создавшего заказ и субзаказ.
1.4.1.    Оператор, который создал заказ. Имя оператора всегда отображается в таблице с заказами. Его значение изменить нельзя – следовательно, мы всегда знаем, кто создал заказ.
1.4.2.    Оператор, который создал субзаказ. Имя оператора отображается в списке субзаказов. Значение может быть изменено, однако в журнале событий (кнопка «Status log») субзаказа всегда останется имя пользователя, который создал субзаказ.
1.5.    После создания субзаказ получается статус «Препресс-проект» или «Препресс-непроект», в зависимости от статуса «Проект»-«Непроект» заказа, в который данный субзаказ добавлен.
1.6.    Ввиду особенностей (ознакомиться можно в таблице с диаграммой состояний субзаказов) учёта материалов и баланса клиентов, рекомендуется добавлять как проекты все просчёты, а так же субзаказы, начало реальной работы по которым ожидается только через несколько дней.
2.    Подготовка к печати
2.1.    Система не регламентирует разницы между субзаказами, находящимися на стадии «Препресс-непроект», т.к. в разных предприятиях «путь» субзаказа от оформления до печати может быть разным, причём разным для разных типов продукции, описываемой разными субзаказами.
2.1.1.    Простейшая ситуация – когда оператор добавляет субзаказ и он же отправляет (готовит файлы, отправляет их на RIP, вписывает название спулов в систему и изменяет статус субзаказа с «Препресс» на «Печать») его в печать.
2.1.2.    Более продвинутая ситуация – оператор-менеджер добавляет субзаказ, оператор-препресс-инженер готовит субзаказ к печати и отправляет его на печать.
2.2.    Разделение субзаказов по разным цепочкам допечатной подготовки происходит с помощью изменения оператора субзаказа.
2.2.1.    Например, для реализации последовательности описанной в 2.1.2, оператор-менеджер добавляет субзаказ, полностью его описывает (начиная от указания пути к сетевому диску с файлами, предоставленными заказчиком, заканчивая всеми возможными нюансами по подготовке этих файлов к отправке на RIP). После, оператор-менеджер изменяет имя оператора субзаказа на имя оператора-препресс-инженера. Оператор-препресс-инженер, в свою очередь, настраивает в системе на вкладке «Препресс» фильтры таким образом, чтобы видеть только те субзаказы, оператором которых является он, и которые имеют статус «Препресс». Таким образом, после того, как оператор-менеджер установит имя оператора субзаказа в имя одного из операторов-препресс-инженеров, этот субзаказ начнёт отображаться у оператора-препресс-инженера, подразумевая то, что этот субзаказ поступил к нему на обработку. По мере обработки субзаказов, размер очереди отображаемой оператору-препресс-инженеру уменьшается, вплоть до полного её очищения. Его очередь является пустой, когда (согласно настройкам фильтров) нет ни одного субзаказа, находящегося на стадии «Препресс» и оператором которого является данный препресс-инженер. Это можно расценивать как сигнал на перекур  После перекура очередь опять может стать непустой, т.к. менеджеры за это время могли «подкинуть» в неё субзаказы.
2.2.2.    В зависимости от принятой в компании цепочки продвижения заказов до печати, может выбран (буквально – придуман вами) другой подход  и договорённости. Главными инструментами остаются статусы (и подстатусы) субзаказов, и прочие параметры, по которым может быть отфильтрован список ВСЕХ субзаказов в системе. Основные из критериев: «препресс-непроект», «препресс-проект», «препресс-стоп», имя оператора субзаказа, дата добавления в систему, предполагаемые сроки готовности, текстовое описание, текстовые комментарии, техническое описание и т.п.
2.2.3.    С помощью развитой системы фильтров на вкладке препресс, каждый пользователь системы может выбрать только те субзаказы, которые должны быть в его внимании в данный момент.
3.    Отправка на печать
3.1.    Отправка на печать осуществляется оператором-менеджером или оператором-препрсс-инженером. Фактически отправить субзаказ на печать может кто угодно. В журнале истории субзаказа при этом остаётся отметка – кто и когда это сделал. Так же, может быть выслано уведомление клиенту об отправке субзаказа в печать.
3.2.    Буквально отправка на печать – это выбор мышкой нужного субзаказа и нажатие кнопки с самолётом 
3.3.    Пред отправкой на печать, следует убедиться, что макеты отправлены на RIP, имена спулов и комментарии для печатника (например «показать первый лист менеджеру») вписаны в субзаказ, Всё это нужно, чтобы печатник мог приступать к обработке субзаказа без каких-либо устных вопросов препресс-отделу.
4.    Печать
4.1.    Печатник работает со вкладкой «Печать», в которой отображаются все субзаказы, имеющие статус «Печать».
4.2.    Субзаказы имеющие статус печать, могут иметь два дополнительных подстатуса «STOP» и «Первый на сборку».
4.2.1.    Статус «STOP» устанавливается препресс-инженером или менеджером в ситуациях, когда нужно приостановить печать субзаказа до выяснения каких-либо обстоятельств. Например, утверждение первого листа заказчиком, переотправка макета на RIP и т.п. После выяснения/утверждения всех нюансов, статус «STOP» снимается и субзаказ опять появляется в очереди печати.
4.2.2.    Статус «Первый на сборку» устанавливается печатником в ситуациях, когда, исходя из комментариев, печатник видит, что требуется утверждение заказчиком/менеджером не просто первых печатных листов, а готового изделия. При получении статуса «Первый на сборку» субзаказ формально остаётся «на печати», но при этом на вкладке «Постпресс» данный субзаказ отображается, чтобы дать понять постпрессу, что нужно «собрать» первый экземпляр. После того, как он собран, постпресс нажимает кнопку «Готов» и субзаказ опять появляется на печати, но со статусом «STOP». После утверждения первого экземпляра менеджер должен «снять» этот статус, давая понять печатнику, что заказ можно «печатать дальше».
4.3.    На вкладке печать существуют фильтры, позволяющие отобразить субзаказы со статусами «STOP» и «Первый на сборку». Их отображение может потребоваться в разных нештатных ситуациях.
4.4.    По мере печати, печатник отмечается кол-во отпечатанных листов. Когда кол-во отмеченных листов равно кол-ву листов субзаказа, становится доступной кнопка «Postpress», которая изменяет статус субзаказа на «Постпресс». В журнале истории заказов данное событие так же фиксируется, кроме того, может быть отправлено уведомление клиенту.
4.5.    Для идентификации субзаказа на «транзитном складе» (склад между участками печати и постпресса), печатник должен распечатать бланк заказа и отправить субзаказ на этот склад вместе бланком.
5.    Постпресс
5.1.    Работники участка постпресс работают со вкладкой «Постпресс», где видят список (по-умолчанию список отсортирован по дате готовности) субзаказов, которые им нужно обработать.
5.2.    По мере обработки очереди, постпресс отмечает заказы кнопками «Готов» или «Готов + Отгружен», в зависимости от ситуации.
5.3.    Так же, на вкладке «Постпресс» с помощью фильтров можно переключиться в режим «Склад», чтобы увидеть список субзаказов имеющих статус «Готов». Такие субзаказы можно отгружать кнопкой «Отгружен».
5.3.1.    Субзаказы находящиеся на складе, могут так же быть отгружены на вкладке «Препресс». Для этого нужно выбрать нужный заказ, субзаказы которого нужно отгрузить, нажать кнопку «Отгр.» (расположена над списком субзаказов вкладки «Препресс»). Нажатие данной кнопки отгружает все субзаказы данного заказа, имеющие статус «Готов»


Оплата заказов

1.    Понятие оплаты заказов в системе тесно связано с понятием баланса клиента
2.    Ключевым моментом при оплате заказа(ов) является пополнение баланса клиента с помощью оплаты.
3.    Оплата в системе всегда вносится на основании invoice (англ. Invoice [инвойс] – счёт).
4.    Инвойс создаётся на вкладке «Инвойсы». К инвойсу может быть привязано любое (включая ноль) кол-во заказов.
5.    На основании одного инвойса может быть сделано любое кол-во оплат, но только одного типа – нал или безнал, в зависимости от типа инвойса.
6.    Разные наличные оплаты (на основании одного инвойса) могут быть приняты в разные кошельки.
7.    После создания инвойс всегда содержит в себе две цифры – сумму цен привязанных к нему заказов и сумму оплат сделанных на его основании.
7.1.    Сумма цен привязанных к инвойсу заказов обновляется автоматически, если изменилась цена любого из субзаказов привязанных заказов.
7.2.    Система не регламентирует и не контролирует взаимное значение этих двух цифр, только вычисляет их. Таки образом, сумма оплат может быть больше, меньше, или равна сумме привязанных заказов.
7.3.    Заказы могут быть привязаны/отвязаны к инвойсу после внесения оплаты, что даёт абсолютную свободу к построению логических связей между заказами и оплатами, как бы разделяя процессы обработки заказов и бухгалтерию.
8.    К инвойсу можно привязывать любые заказы (с любыми статусами) содержащие любые субзаказы (с любыми статусами).
9.    Исходя из описанного выше, можно вывести понятие «оплата заказа» (хотя на самом деле речь всегда идёт о пополнении баланса). Явление «оплаты конкретного заказа» в «чистом виде» присутствует в частном случае, когда создан инвойс, к нему привязан один заказ, на основании данного инвойса сделана одна или несколько оплат.
10.    Во всех остальных случаях, говоря об оплатах можно рассматривать несколько ситуаций, при этом оплата конкретного заказа является, как уже упоминалось, частным случаем
10.1.    Оплата принимается не за конкретный заказ, а для пополнения баланса, на  основании пустого инвойса.
10.2.    Оплата принимается на основании инвойса, к которому привязан один или несколько заказов.
11.    Для работы с безналичными деньгами создаются безналичные инвойсы. Здесь свобода так же, формально, не ограничивается. Но фактически рекомендуется соблюдать некоторые правила.
11.1.    К безналичному инвойсу рекомендуется привязывать заказы, когда цена них окончательно сформирована.
11.2.    После выставления счёта в системе «1С», номер счёта вписывается в комментарий к инвойсу, что упрощает впоследствии разнесение оплат. Бухгалтер с помощью фильтра находит нужный инвойс и вносит оплату.
11.3.    Для взаимодействия менеджеров и бухгалтера при выставлении счетов предусмотрена следующая схема.
11.3.1.    Безналичный инвойс создаётся менеджером, он привязывает к нему нужные  заказы и ставит значение переключателя «ОК-PR» в значение «PR».
11.3.2.    Бухгалтер, работая с вкладкой «Инвойсы» настраивает фильтр (чтобы всё время не переключаться между наборами фильтров он может запустить отдельный или несколько экземпляров системы, фильтры в каждом из которых настроить под определённую задачу) «Обработка» в положение «В процессе». Таки образом он будет видеть толь те инвойсы, которые ему нужно обработать – создать счёт в 1С, отправить менеджеру/заказчику с помощью встроенных средств системы, вписать его номер в специальное поле инвойса, и изменить значение переключателя «OK-PR» в «OK», пометив инвойс как обработанный.
11.3.3.    В случае если цена привязанных заказов изменилась, менеджер может повторно переключить «OK-PR» в положение «PR», добавить коментарии по этому поводу. Инвойс опять появится перед бухгалтером, чтобы тот, в свою очередь, перевыставил счёт и т.п.
11.4.    Для работы с безналичными инвойсами предусмотрено понятие «Залог наличными». Залог наличными может быть внесён только на основании безналичного инвойса (кнопка «Залог»). По принципу внесения залог аналогичен наличной оплате (можно выбрать кошелёк), но отображается в инвойсе в отдельной колонке. После поступления безналичных денег, возврат залога производится повторным нажатием на кнопку «Залог», с то лишь разницей, что вписывается сумма со знаком минус (возможен возврат залога из другого кошелька, чем тот в который он был принят).
12.    Не существует никаких ограничений на действия с заказами (и субзаказами) привязанными к инвойсам, кроме невозможности удалить заказ (но не его субзаказы). Для удаления такого заказа, его нужно сначала отвязать от инвойса.

2

Re: Продвижение и оплата заказов, текстовое описание

требуем продолжения smile